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보고서 작성법

VIDAMR 2021. 1. 14. 03:30
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보고서란 담당자가 상위 부서 및 상급자에게 특정 업부 현황을 보고하기 위해 작성하는 문서로 직장생활을 하다보면 보고서를 작성해야 할 일이 빈번히 발생합니다. 그럼에도 언제나 보고서 작성은 쉽지 않아서 직장인들의 한숨을 자아내기도 합니다.

보고서 작성법

 

 

그래서 이번 기회에 보고서 작성법을 확실히 알면 앞으로 수차례 다가올 보고서의 파도를 지혜롭게 넘을 수 있지 않을까 생각해서 준비한 포스팅입니다. 모든 문서는 목적에 부합하게 작성되어야 하기에 보고서의 목적에 대해 한 번 더 짚어볼 필요가 있습니다.

 

 

보고서는 업무의 진행 상황을 파악하고 이를 통해 보고자로 하여금 적절한 지시나 조언을 할 수 있기 위한 토대가 됩니다. 지속적인 자료로 활용할 수도 있기에 중요합니다.

 

 

보고서는 목적에 따라 일일업무보고서, 주간업무보고서, 영업보고서, 결산보고서, 출장보고서, 회의보고서 등 다양한 목적에 의해 작성됩니다. 따라서 지금 내가 작성하는 보고서가 정책이나 전략, 계획 수립을 위한 것인지 사실확인을 위한 것인지 또는 단순 참고용인지 미리 파악하고 준비해야 합니다.

 

 

보고서 작성법을 위해 기본 원칙부터 숙지하겠습니다. 필요성의 원칙, 완전성의 원칙, 적시성의 원칙, 정확성의 원칙, 경제성의 원칙, 유효성의 원칙, 간결성의 원칙 총 7가지 원칙만 제대로 준수한다면 성공적인 보고서 작성을 할 수 있습니다.

 

 

필요성의 원칙과 적시성의 원칙은 보고서의 목적에 대해 다시 생각해보게 하는 원칙으로 이용목적에 부합하게 신속한 보고를 하는 것은 어쩌면 보고서에 대해 제일 중요한 부분입니다. 그리고 보고서를 잘 만들겠다는 욕심이 앞서 소홀할 수 있는 경제성의 원칙, 간결성의 원칙도 주의해야 합니다.

 

 

실제적인 보고서 작성법에서 빠뜨릴 수 없는 부분은 조금은 낯설게 느껴지는 5W3H 원칙입니다. 보통 보고서를 6하 원칙에 따라 써야 한다고 생각하지만 보고서 작성법보다 더 중요한 것은 생각하고 기획하는 과정이 포함되어 있어야 합니다.

 

 

2H는 비즈니스적인 측면에서 중요한 질문입니다. 보고서 작성 그 자체보다 어떻게 보고서를 작성할지 기획하는 과정은 더 기본이 되는 것입니다. why에서는 이 기획을 왜 입안했는지에 대한 고민이 필요합니다.

 

 

who는 가장 중요한 원칙으로 누가 쓰고 누가 읽느냐에 따라 보고서의 내용과 형식은 크게 달라집니다. when에서는 구체적인 실행계획을 포함해야 합니다. 타임테이블을 그리면 더 효과적입니다. 방법을 제시하는 how는 중요하지만 이에 너무 집중할 경우 더 중요한 who나 what에 대한 내용이 부실해질 수 있습니다.

 

 

2h는 how many와 how much입니다. how many를 정확히 알면 시간을 절약하는데 효과적이고 보고서에서 제시하는 비용 how much는 빠지면 아쉬운 부분입니다.

 

 

보고서 작성법은 아니지만 멘탈에 도움이 될 구절들을 가져왔습니다. 보고서는 당신의 얼굴이자 실력, 다시 쓰는 보고서는 100점이 있을 수 없다, 인생은 타이밍, 보고서도 타이밍. 보고서는 공식적인 나의 얼굴이므로 작성하는데 최선을 다해야 합니다.

 

 

보고서를 제출할 황금 타이밍을 살피는 것도 실력입니다. 보고서는 도구일뿐, 왜 보고하는지 잊지 말자. 이 말은 보고서 쓰는 내내 머릿속에서 절대 사라지면 안될 정도로 중요합니다. 생각은 풍부하게, 작성은 짧고 간결하게! 이 또한 잊지 않아야 합니다.

 

 

보통 내용이 충실하지 않을 때 보고서가 깔끔하지 않을 때가 많습니다. 보고서 전달 방식에도 고민을 해봐야 합니다. 내용을 충실히 준비해도 시각적으로 보여주는 보고서를 어떻게 꾸밀지는 큰 고민입니다. 그런데 화려한 보고서보다는 깔끔한 보고서의 선호도가 훨씬 높습니다.

 

 

따라서 잉크를 적게 써서 깔끔하게 작성하고 적당하게 선을 다양한 방식으로 추가해서 세련도를 높힐 수 있습니다. 두번째 보고서 작성법은 각을 적당히 활용하라는 것입니다.

 

 

각만 잘 만들어도 보고서가 훨씬 깔끔하다는 사실 아시나요? 각 만들기의 기본은 여백입니다. 여백이 충분하다면 보고서 안에 텍스트가 좀 많다고 해도 훨씬 깔끔하고 가독성을 높혀줍니다. 보고서의 센스가 돋보이는 부분 바로 목차 페이지 번호달기입니다.

 

 

페이지에 번호를 달아두면 원하는 자료를 쉽게 찾아볼 수 있기 때문에 더 효과적입니다. 이런 부분에서 보고서가 더 높은 점수를 딸 수 있습니다. 어렵지 않지만 내 보고서의 가치를 높히는 테크닉입니다. 오늘 알아본 보고서 작성법이 도움이 되었으면 좋겠습니다.

 

 

수많은 도움이 되는 글들이 있지만 직접 작성하며 나만의 팁을 만들어가는 것이 더 도움이 되지 않을까 싶습니다. 잘 만들어진 타인의 보고서들을 참고하는 것도 도움이 되겠죠. 여러 팁 참고하셔서 보고서의 고수가 되어보는 건 어떨까요?

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